Organisatiecoaching: Tijd creëren met prioriteiten

Tijd creëren voor wat echt belangrijk is

Als slimmer en sneller werken niet meer helpt

Ik heb meer tijd nodig! Ik wil meer van mijn leven genieten. Ik werk me drie slagen in het rond!. Ik heb nooit tijd voor mijzelf. Mijn gezin en mijn vrienden vragen meer aandacht, maar hoe kan ik die hun geven? Ik moet zo veel doen en alles is even belangrijk. Hoe kan ik kiezen?

Hoe komt het toch dat datgene wat prioriteit heeft in ons leven maar zelden op de eerste plaats komt?

Er is een methode (Stephen Covey Prioriteiten 2013) die harder en slimmer werken overstijgt. Een methode gebaseerd op ‘werkende principes’.  Deze methode biedt je geen andere klok, maar een nieuw kompas; waar je naartoe gaat is immers veel belangrijker dan hoe snel je er komt.

De klok en het kompas

 

Er kan een kloof zitten tussen wat we willen doen en wat we feitelijk doen. Het lukt maar niet op beiden één lijn krijgen. We voelen ons zo schuldig over wat we niet doen, dat we niet kunnen genieten van de dingen die we wel doen. Onze worsteling om prioriteiten te stellen wordt gekarakteriseerd door het contrast tussen twee belangrijke instrumenten die de mens richting geven: de klok en het kompas. 

Het is duidelijk dat we in ons leven met beide factoren - urgentie en belangrijkheid - te maken krijgen. Maar bij onze dagelijkse beslissingen overheerst meestal urgentie en daar ontstaat de kloof.

Problemen ontstaan wanneer u teveel spanning ervaart tussen de klok en het kompas, wanneer dat wat u elke dag doet geen bijdrage levert aan wat voor u het belangrijkste is. Het is een pijnlijke kloof tussen wat u heel graag, diep van binnen, wil doen en wat u daadwerkelijk doet. Helaas worden we vaak op schokkende wijze, door een wake-upcall, op het bestaan van deze kloof geattendeerd.

 

Verslaafd aan urgentie; levensgevaarlijk!

Weten wat belangrijk is en daarnaar handelen, in plaats van eenvoudigweg te reageren op wat urgent is, is van fundamenteel belang voor het vooropstellen van prioriteiten. We ervaren een tijdelijk geluksgevoel bij het oplossen van urgente, belangrijke crises. Ons lichaam maakt op deze momenten endorfine aan. Endorfine vermindert het gevoel van pijn en prikkelt het beloningssysteem in onze hersenen. Het is verslavend. Verslaafd zijn aan urgentie is even gevaarlijk als elke andere erkende verslaving. 

 

Activiteiten die ‘belangrijk maar niet urgent’ maken het verschil. Met deze activiteiten wordt de kloof overbrugt. Dit zijn de kwalitatief hoogwaardige activiteiten, waarin we onze langetermijnplanning doen: anticiperen op problemen en deze proberen te voorkomen, de mogelijkheden en bevoegdheden van collega’s vergroten, onze geest verruimen en onze vaardigheden vernieuwen, overdenken hoe we een zoon of dochter met problemen kunnen helpen, ons op belangrijke vergaderingen en presentaties voorbereiden, en in relaties investeren door welgemeend en intens te luisteren. Hoe meer tijd we aan deze activiteiten besteden, hoe groter onze capaciteit wordt om de urgente zaken goed en tijdig uit te kunnen voeren.

 

De principes van het ‘ware noorden’

Als u uw aandacht niet langer alleen op ‘urgentie’ richt maar ook op ‘belangrijkheid’, stuit u meteen op fundamentele vragen: Wat zijn de prioriteiten in mijn leven en hoe kan ik die op de eerste plaats zetten? Wat/Wie is het ‘belangrijkste’ in mijn leven. Wat betekent dit voor mijn relaties met anderen?

Evenwicht (innerlijke balans) is een belangrijk principe van het ‘ware noorden’. We zien het overal om ons heen in allerlei vormen: het natuurlijk evenwicht, de handelsbalans en evenwichtige mensen.

Dit principe manifesteert zich op drie belangrijke manieren in ons leven manifesteert:

·       De innerlijke balans tussen onze fysieke, sociale, emotionele en spirituele dimensies. Er kan alleen evenwicht in ons leven zijn als we innerlijk in balans zijn, wanneer er sprake is van synergie die wordt voortgebracht door de combinatie van oprecht (eerlijk, rechtvaardig) leven, liefhebben, (liefde) leren en een blijvend resultaat nalaten (macht)  (link naar de ‘drie stappen van doorbraak’)

·       Het evenwicht tussen de verschillende rollen in ons leven. Zij vormen samen een synergetische balans, als de onderdelen samenwerken om een groter geheel te vormen, maar soms ook een (tijdelijke) onbalans.

·       Het evenwicht tussen onze persoonlijke ontwikkeling en ons handelen. Deze stelt ons in

staat meer dingen effectief te doen.

 

Evenwicht leidt tot overvloed

Inzicht in de begrippen ‘evenwicht’ en ‘rollen’ stelt ons in staat de beperkingen die de tijd (Chronos) ons oplegt te overstijgen. Vanuit Chronos zijn wij alleen de letters van woorden. Vanuit Clio zien we de woorden en de zin.  Met een chronosmentaliteit zien we onze rollen als aparte vakjes van ons leven die onderling strijden om onze beperkte tijd en energie. Dit creëert een mentaliteit van schaarste (of/of-denken).

We kunnen ook naar ons leven kijken vanuit Clio. We kijk dan naar onze rollen door de bril van ‘en/en’. We zien een dieper verband (wederzijdse afhankelijkheid) tussen de rollen in ons leven en ongelofelijke mogelijkheden voor synergie. Dit schept een mentaliteit van overvloed. Als we synergie creëren tussen de rollen in ons leven, kunnen we meer van onszelf investeren in de tijd die we tot onze beschikking hebben gekregen.

 

Hoe kunt u dit dan transformeren naar een leiderschapsactiviteit?

Stel dat u een vergadering begint met het opnieuw gezamenlijk bekijken van de doelstelling van het team. Wat als het team de prestaties van de afgelopen periode afmeet aan de missie van het bedrijf en met elkaar bekijkt wat daarvan te leren valt?

U zou vragen kunnen stellen als:

·       Wat heeft ons dichter bij onze missie gebracht?

·       Wat heeft ons ervan afgeleid?

·       Welke processen staan het bereiken van onze missie in de weg?

·       Zijn we trouw gebleven aan de juiste principes?

·       Hoe kunnen we de zaken beter op elkaar afstemmen?

 

Hoe meer we persoonlijk leiderschap uitoefenen en uitgaan van wat echt belangrijk is, hoe meer we zullen ervaren dat we groeien en leven. De dingen worden steeds gemakkelijker. We komen in een opwaartse spiraal.